一 、总 则
1 .为适应我院学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，特制定《运城职业技术学院学生档案管理办法》。
2 .学生档案是记载学生在校期间的思想、学习、工作、生活、遵守校规校纪和法律法规等情况的主要材料，是全面考察了解学生在校表现的主要依据。
3. 学生档案管理工作要坚持真实、完整、保密的原则。
二、学生档案的转入
凡属被学院计划内予以录取，并在规定时间内办理了报到手续，取得了本院学籍的学生，可在开学后一个月内将本人档案转入本系学生档案管理公办室。
三、学生档案的归档材料：
1．高中转入档案
2.学生信息登记表
3．实习鉴定表
4．毕业生登记表
5．成绩卡
6、奖惩材料
7．学年鉴定表
8．报到证
9.其它
四、学生档案的管理流程
1.新生入学后，各班认真组织填写《学生信息登记表》。
2.学生档案转入后，由各班班主任将学生资料收集、整理，在新生入校一个月后，以班级为单位，按学号的先后顺序排列，交给本系档案管理员入库存档。
3.每学期（学年）结束后，各系档案管理员收集整理学生本学期（学年）产生的资料。
4.学生毕业时，教务部门应将学生考试成绩、实习鉴定表转交给学生处，学生处通知各系档案管理员将本系学生材料入档。
5.学生毕业时，各系要及时将《高校毕业生登记表》及其它存档文件及时归档。
6．学生在本校学习结束后，就业办将毕业生报到证转交学生处，学生处在一个月内将报到证装入学生本人档案。
7.学生毕业时，学生处档案管理员和毕业班辅导员对本班应届毕业生档案进行认真清理，仔细核对，做到《学生档案资料登记表》与档案材料相符；有特殊情况的档案应另附说明材料，做到零失误。
五、 学生档案管理职责
1.忠于职守，坚持原则，遵守有关安全和保密规定。
2.做好学生档案的清理、编排、登记、归档工作，档案按年级、系、班级有序摆放，档案柜及柜内档案要统一编号。
3.对未归档的材料及时催收，保证所有档案材料完整、齐全，对归档资料完整的档案按要求进行密封并书写（或粘贴）卷内目录。
4.严格按照工作流程办理学生档案的查阅、领取和发放。
5.做好学生档案及资料的签收、交接工作。
6.做好毕业生资料的留存工作。
六、学生档案的保管与转递
1．学生档案由学生处档案室统一保管，定期进行收集、整理和归档，学生档案的保管应严格遵守国家及学校有关档案管理的安全规定。
2.档案在学院期间，档案管理员要负责档案的安全、完整。学生档案一般不借阅，如遇特殊情况需借阅，必须经学生处处长、系部主任签字批准，并严格履行登记手续方可。
3．学生档案保管范围包括在籍、休学、退学、开除学籍学生档案及积存无处转递的档案。
4．学生毕业后，因特殊原因档案暂留学生工作处档案室者，则可免费保管一年，超过一年者每年按人才中心档案费标准收取保管费。
七、学生档案管理的纪律
1．学生档案管理工作人员在进行档案材料的收集、借阅、归档、转递等工作时，必须严格履行本办法的有关规定。
2. 有关单位或个人查阅、借阅学生档案，必须严格遵守档案管理的各项规定。
3. 因保管、转移不当造成档案材料遗失、损坏的，或离岗时不办理档案材料移交手续的，追究工作事故责任，依照学校有关规定进行处理。
